Combien de fois le prof t’a mis une cartouche parce que tu n’as pas respecté les deadlines du projet ? Pourquoi tu perds toujours les comptes rendus de réunion PTUT les rares fois où tu les faits ? Voilà de quoi arranger les choses avec un présentation d’outils gratuits et efficaces pour te rendre plus productif, toi, mais aussi ton équipe de projet tutoré !

Tous ces outils ont été testés et approuvés par des membres du Blog du MMI et l’objectif est de te recommander des outils utiles et pertinents par rapport à la formation. Je te le dis clairement, nous ne toucherons aucun centime en plaçant les services qui suivent dans cet article ! ;)

evernote

Prendre les cours avec Evernote

En tant qu’ex-SRC (ancien DUT MMI), j’ai cherché par tous les moyens de prendre les cours de la façon la plus simple possible (parce que oui, je les prenais !). Dans mon trieur comme dans mon disque dur, c’était la galère pour tout retrouver rapidement. Il m’aurait fallu être super organisé et rigoureux sur le rangement, mais les feuilles se mélangeaient dans mon sac, et parfois je perdais mes fichiers en pensant les avoir sauvegardés sur une clé USB. Puis en deuxième année, j’ai trouvé une solution qui vaut son pesant de cacahuètes (expression empruntée à Alex). Il s’agit d’Evernote.

Evernote, c’est quoi ?

Evernote, c’est une application qui permet de sauvegarder des notes (tout type de notes) dans un cloud, simplement. C’est gratuit, et grâce à ce service, j’ai la possibilité de trier mes notes (cours, rappels, liste de tâches, photos, liens) dans des carnets de notes, eux-même classés dans des piles de carnets. Je peux même ajouter un ou plusieurs tags à ces notes, c’est-à-dire des mots-clés pour les retrouver plus facilement via l’outil de recherche. Une bonne petite appli qui, en plus, propose tout un tas de fonctionnalités supplémentaires !

Evernote sur Android

 

Pourquoi est-ce que je me sers encore d’Evernote après le DUT MMI ?

Plusieurs raisons font qu’Evernote est un outil indispensable pour toute personne organisée ou qui souhaite le devenir !

L’accessibilité du cloud

La première, c’est bien entendu le fait de pouvoir stocker toutes ces notes dans le cloud d’Evernote. Aujourd’hui, j’ai toujours accès à tout mes cours de DUT, et j’ai rien perdu
Tu peux aussi accéder à tes notes depuis n’importe quel navigateur web, ou via l’appli à installer sur ton Mac ou ton PC. Et quand tu es en déplacement, que tu sois sous iOS, Android ou Windows, tu pourras toujours consulter tes notes depuis ton smartphone, genre pour réviser dans le train ou dans le bus avant le partiel de réseau de 8h

Le travail collaboratif

En plus d’avoir accès facilement à tes notes n’importe où, il est possible de rendre ces notes publiques, ou de les partager avec des copains. Tu peux donc bosser à plusieurs sur un projet (article, plan d’exposé, etc ..), un peu comme Google Doc. La fonctionnalité WorkChat te permet même de discuter directement avec tes collaborateurs, pratique non ?

Les outils complémentaires

Bien entendu, ce qui fait la puissance d’Evernote c’est son outil Web Clipper ! Je t’explique : Web Clipper, c’est une extension à ajouter à ton navigateur, qui permet d’enregistrer une page ou son contenu directement comme une note dans ton cloud Evernote. Je fais souvent ça pour des tutos ou des articles intéressants que je veux conserver. Du coup, si l’article en ligne venait à disparaître pour une raison quelconque, j’ai toujours ma copie dans mon cloud Evernote qui n’aura pas bougé d’un poil, trop cool non ?

Récapitulatif

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  • Gratuit
  • Disponible sur PC, Mac, tablettes et smartphones (iOS, Android, Windows)
  • Système de classification en 2 niveaux : « Pile de carnets », « carnet de notes » et les notes.
  • Système de tri par mots-clés
  • Possibilité de travailler à plusieurs sur une note
  • Discuter à plusieurs via WorkChat
  • Notes publiques ou privées
  • Enregistrer tout et n’importe quoi depuis le web (Web Clipper)
  • Alternatives :  One Note, Diigo, Pocket

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Wunderlist

Ne plus rien oublier avec Wunderlist

Même si Evernote permet de faire des listes de tâches, je connais un outil plus spécialisé dans ce domaine qui t’apportera entière satisfaction. Il s’agit de Wunderlist, un service encore une fois gratuit qui permet de créer des listes de tâches, avec ou sans échéance, avec ou sans rappel, avec ou sans collaborateur, avec ou sans sous-tâches, avec ou San Miguel, etc .. Bref, pour moi la reine des applications pour les personnes qui ont trop de choses à faire et qui ont absolument besoin de ce type d’outil pour se souvenir de tout les petits trucs ou gros projets à faire.

Comment utiliser Wunderlist astucieusement ?

Ce qu’il y a de sympa avec cet outil, c’est que depuis une récente mise à jour, tu peux regrouper des listes de tâches par thématique, ce qui permet d’obtenir un deuxième niveau de classification. C’est donc encore plus facile d’organiser ses tâches. Et comme je disais plus haut, tu peux même décomposer tes tâches en sous-tâches, en les assignant à quelqu’un ! Génial pour la gestion de projet non ?

[su_row][su_column size= »1/2″][su_list icon= »icon: chevron-right » icon_color= »#666″]

  • Dossier
    • Liste de tâches 1
    • Liste de tâches 2
      • Tâche 1
      • Tâche 2
        • Sous-tâche 1
        • Sous-tâche 2
        • Pièce jointe
        • Commentaires

[/su_list][/su_column]

[su_column size= »1/2″][su_list icon= »icon: chevron-right » icon_color= »#666″]

  • Projet tutoré
    • Finir les flyers
    • Finir le site web
      • Mettre en prod le site
      • Intégrer les modifs client
        • Rajouter le slider
        • Modifier les H3
        • retour-client.docx
        • « Bon les gars on se met au boulot sérieux là! »

[/su_list][/su_column][/su_row]

Petite fonctionnalité supplémentaire à ne pas manquer, c’est la possibilité de joindre des fichiers à des tâches, du genre une photo, un fichier PDF, un fichier vocal ou même des trucs depuis ta Dropbox !

Wunderlist Dropbox Featuring

Ai-je omis de préciser qu’on pouvait taper la discussion sur chaque tâche ? En effet, il est possible d’ajouter des commentaires sur cette dernière. Ainsi, plus besoin de chercher l’info sur Facebook Messenger ou dans les textos, tout ce qui se dit sur une tâche reste sur cette même tâche !!

D’autres trucs tip-top sont disponibles dans la version gratuite, comme mettre des tâches prioritaires ou encore synchroniser tes listes de tâches à échéance vers un calendrier type Google Agenda, le calendrier iCloud ou encore Outlook. Qui dit mieux ?

Pas besoin de préciser que Wunderlist est disponible sur tous les terminaux et navigateurs possibles et inimaginables ! En théorie, si tu n’utilises pas un OS venu de Pluton, il y a de fortes chances que tu puisses télécharger Wunderlist, où que tu sois, sur n’importe quel support (même smartwatch) !

Wunderlist - Multisupport

Récapitulatif

[su_list icon= »icon: check-square-o » icon_color= »#666″]

  • Gratuit
  • Disponible sur PC, Mac, tablettes et smartphones (iOS, Android, Windows)
  • Système de classification en 4 niveaux
  • Joindre des fichiers
  • Commenter des tâches
  • Assigner des tâches
  • Système de notification lorsque tâche accomplie/rappel
  • Listes publiques ou privées
  • Système d’échéance/rappel
  • Lier à des calendriers externes (Google, Outlook, iCloud)
  • Alternatives : TodoistEvernoteGoogle Keep

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Google Calendar

Tout programmer avec Google Agenda

« Les gars ! On a oublié de rendre le projet au tuteur !! » Voilà le genre de phrase que tu ne prononceras plus lorsque tu utiliseras Google Agenda correctement ! En effet, le calendrier est l’outil de base pour regrouper toutes les deadlines de travaux à rendre et apéros à ne pas manquer. Des systèmes de calendrier ? Il en existe des dizaines, mais je vais te dire pourquoi j’ai opté personnellement pour l’agenda de Google.

Google Agenda, il est tout beau et tout bien pensé

Bien sûr, je parle pas de la version desktop, mais bien des versions mobile et tablette. Depuis la refonte des applications Google Agenda sur iOS (parce que oui je suis sous iOS), Google a implémenté sa nouvelle vision du design (nous parlons bien entendu du material design), et nous a ainsi pondu des applications toutes jolies, mais surtout bien plus pratiques à utiliser !

Google Agenda sur Androidpng

 

J’ai une meilleure visibilité de ce que je dois faire dans la période en cours, notamment grâce au marquage coloré bien mieux pensé  (couleur appliquée au fond de l’événement et non pas à une fine bordure) que sur les autres services du même type. C’est aussi très rapide de filtrer les calendriers qu’on veut voir apparaître/disparaître, ce qui n’est pas le cas sur d’autres applications.

Google Agenda est aussi lié à tous les autres services Google

Et c’est un énorme avantage ! Si tu as tous tes contacts sur Google Contacts, alors c’est facile de leur envoyer une petite notification simplement en les ajoutant dans ton événement. Idéal pour planifier des réunions ou ce genre de truc.

Si tu utilises Gmail ou Inbox (les deux services d’e-mails de Google) sur Android, la gestion de ton agenda est grandement améliorée par des interactions bien pensées, comme le montre le GIF ci-dessous.

Google Agenda & Inbox sur Android
Inbox + Calendar Integration Animation by John Schlemmer for Google

 

Dans les autres produits de Google, il y aussi Google Now et Google Keep qui sont des outils complémentaires ou similaires. A toi de voir comment tu peux t’en servir !

Et puis il y a tout le reste …

Google Agenda, c’est aussi la possibilité de créer des calendriers publics comme la liste des partiels du semestre ou encore l’agenda des conférences organisées par ton IUT, à partager avec ton équipe ou ta promo.

Tu verras aussi que des applications de liste de tâches comme Wunderlist (vu plus haut) permettent d’intégrer les tâches à échéance dans Google Agenda, ce qui peut être un bon combo !

Inutile de rappeler que Google Agenda est disponible sur Android comme sur iOS, mais qu’il est également synchronisable avec la plupart des calendriers du marché (Microsoft, iCloud, Sunrise, etc ..)

Récapitulatif

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  • 100% Gratuit
  • Disponible sur PC, Mac, tablettes et smartphones (iOS, Android, Windows)
  • Synchronisation avec d’autres calendriers (iCloud, Outlook)
  • Ergonomie optimisée pour les terminaux mobiles
  • Meilleure gestion des calendriers Google et autres
  • Possibilité d’inviter des contacts, d’ajouter des lieux et des notes
  • Notifications de rappels des événements
  • Possibilité de recevoir des agendas publics (ex: match de la ligue 1, etc …)
  • Alternatives : Sunrise, Calendrier iCloud, Calendrier Microsoft

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Dashlane

Sécuriser les mots de passe avec Dashlane

Avec Dashlane, le logiciel de gestion de mots de passe et de données sécurisées, ta vie numérique est en lieu sûr ! En effet, Dashlane est un outil que j’utilise tous les jours et qui me facilite vraiment la vie. Plus besoin de retenir mes passwords pour Facebook, Twitter, le dernier site sur lequel j’ai bossé, ou les dizaines d’identifiants de mes sites en local : Dashlane le fait pour moi !

Et ça change quoi d’un tableur Excel ton truc ?

Ca change tout

D’abord, rentrer tous tes mots de passe dans un fichier Excel, même en y ajoutant une sécurité, est une méthode absolument pas fiable. De plus, Excel ne te permet pas de t’identifier automatiquement quand tu es sur le site en question. Alors que Dashlane, oui ! Que tu sois sur ton Mac ou ton PC, si tu veux que Dashlane te connecte automatiquement sur tes sites sans avoir besoin de taper ton mot de passe (auto-saisie), il te faut installer l’extension pour navigateur, et le tour est joué ! A noter que cette fonctionnalité d’auto-saisie existe également dans ton smartphone. Stylé non ?

Certes, avec un tableur Excel tu peux faire des statistiques, mais arriveras-tu as savoir combien de fois tu as utilisé le même mot de passe ? Es-tu capable de mesurer la sécurité d’un identifiant ? Si tu sais comment faire, alors fais-nous un tutoriel et nous le publierons sur le Blog du MMI ! En attendant, pas la peine de te fatiguer, Dashlane offre toutes ces statistiques et te conseille sur les bonnes pratiques à mettre en place pour sécuriser ta vie numérique.

Retiens que ce système est plus sûr que d’enregistrer tes mots de passe dans ton navigateur, qui sont ainsi accessibles à n’importe quelle personne en possession de ton ordinateur. Dashlane demande à taper ton mot de passe « maître » lors du démarrage de l’appli pour pouvoir s’en servir par la suite. Tu peux également bloquer la visibilité de tes mots de passe sur le logiciel, ce qui est une sécurité de plus.

Dashlane pour les projets de groupe

Admettons que tu bosses sur un projet méga-top-secret, pour un projet tutoré, ou alors pour un projet personnel mais où tu as besoin de communiquer des mots de passe de manière sûre (pas par Facebook ou par e-mail) : tu auras besoin de cette fonctionnalité qu’offre Dashlane, à savoir envoyer des identifiants de manière sécurisée, de sorte que ce ne soit que ton utilisateur final qui y ait accès.

Une fois de plus, c’est un logiciel qui dispose d’application mobiles gratuites sur quasiment tous les OS dominants du marché (OSX / iOS / Android / Windows), et l’avantage est que si un collègue à besoin d’identifiants alors que tu es en déplacement, tu peux les lui envoyer depuis ton portable !

Dashlane on MacBook

Dashlane est gratuit, et tu peux bénéficier lors de l’inscription de 30 jours en Premium, de quoi voir le potentiel de cet outil qui fait un boulot remarquable. Bien sûr, en ce qui concerne la sécurité et les données personnelles, le débat peut aller très loin, ce que j’encourage vivement dans les commentaires de cet article, afin de développer la réflexion autour de ces systèmes de mémorisation des mots de passe.

Récapitulatif

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  • Gratuit
  • Disponible sur Mac, PC, iOS, Android et Windows
  • Générateur de mots de passe sécurisés intégré
  • Statistiques sur la sécurité des identifiants
  • Extensions de navigateur pour auto-saisie (web et mobile)
  • Partage sécurisé d’identifiants (5 max)
  • 30 jours premium dès l’inscription
    • Synchronisation entre les appareils
    • Accès aux mots de passe depuis le site web
    • Partage sécurisé d’identifiants (illimité)
  • Alternatives : LastPass

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Travailler en équipe avec Azendoo

EDIT : Depuis la publication de l’article, Azendoo n’est plus un service gratuit

Dans un premier temps, merci à Vincent (alias Penou), de m’avoir fait découvrir cet outil. En effet, nous cherchions comment optimiser la collaboration au sein du Blog du MMI, et Vincent m’a parlé de ce remarquable outil gratuit qu’est Azendoo.

C’est quoi encore ce truc ?

Azendoo, c’est bien plus qu’un outil de liste de tâches comme Wunderlist, c’est bien plus qu’un outil de prise de notes comme Evernote, c’est bien plus qu’un outil de calendrier comme Google Agenda, c’est bien plus qu’une fusée aéro-spaciale thermo-nucléaire à double propulseurs intégrés et certifiés « Blog du MMI » ! Okay peut-être pas …

En fait, Azendoo regroupe la plupart des fonctionnalités abordées au long de l’article, toutes réunies dans une seule et même application (sauf le truc de la fusée bien sûr, mais c’est disponible avec l’option payante je crois). L’énorme avantage de l’appli, c’est qu’elle est conçu pour collaborer et échanger avec les membres de ton équipe. C’est donc le logiciel idéal pour les projets tutorés, tu ne penses pas ?

Comment utiliser Azendoo pour les projets tutorés ?

Comme évoqué juste au-dessus, Azendoo met à disposition un espace de travail disposant de fonctionnalités astucieusement intégrées pour fonctionner ensemble. Tu auras la possibilité de créer des listes de tâches avec échéances qui se répercuteront dans ton calendrier. Tu peux créer plusieurs « sujets » qui correspondent en fait à des projets, dans lesquels tu auras comme un fil d’actu Facebook qui construira, en quelque sorte, l’historique du projet.

Evidemment, cette application disponible en web app mais aussi sur ton smartphone, permet d’interagir avec d’autres membres du projet, auquel tu pourras donner des droits d’accès.

Azendoo dans la gestion de projet
Tableau de bord sur Azendoo

 

Récapitulatif

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  • Gratuit
  • Disponible sur PC, Mac, Linux, tablettes et smartphones (iOS, Android, Windows)
  • 10 Go de stockage partagé
  • Ergonomie de l’interface intuitive
  • Connexion aux clouds tels que Dropbox, Box et Google Drive
  • Intégration des services Evernote et Skype
  • Envoyer directement les emails dans les listes de tâches
  • Notification récapitulative par mail des tâches à réaliser
  • Gestion des accès et permissions
  • Alternatives : BaseCamp, Trello

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Nous avons fait le tour de toutes ces petites merveilles qui peuvent t’aider à être nettement plus productif. Le point commun de toutes ces applications, c’est leur adaptabilité sur tous les terminaux et systèmes d’exploitation, que tu sois sur smartphone, tablette ou desktop. En effet, l’étudiant en DUT MMI est, de manière générale, sur-connecté et 99% du temps devant un écran. Il est donc nécessaire que ces outils soient disponibles depuis n’importe quel poste de ton IUT jusqu’à ta smartwatch (ouais ouais, le MMI est plein aux as).

S’il l’article t’a plus, je dis pas non à un petit tweet

[Tweet « 5 outils gratuits et fiables pour travailler en groupe #DUTMMI #PTUT »]

Quoi qu’il en soit, tu as maintenant des outils gratuits et fiables à ta disposition, je te laisse donc apprendre à t’en servir et voir ce qui te convient le mieux. Pour aller plus loin sur les PTUT, je te recommande la recette de Manon pour réussir ton projet tutoré, ce qui t’aidera sûrement à mettre en application certains outils présentés dans cet article.

Devenir un MMI ultra-productif avec 5 outils gratuits
5 (100%) 4 votes

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13 réflexions sur “ Devenir un MMI ultra-productif avec 5 outils gratuits ”

  1. Ahbin j’ai fait une petite recherche et j’ai pas trouvé d’article sur Github, Bitbucket etc…
    C’est dommage parce que beaucoup de projets eussent été plus productifs, justement, avec ces outils que nous n’avons pas vu en SRC/MMI
    Sinon sympa cet article, peut-être que je vais retenter de me mettre à Evernote !

    1. Salut, merci pour ton commentaire
      Oui faudrait peut-être voir avec Vincent (Camcam) s’il peut faire un petit article sur ces outils plus axés pour le dev!

    1. Ah je vois qu’on attire les retissants au système de cloud, ça c’est bien x)

      Donc selon toi, le fait de ne pas savoir où sont stockées tes données est un prétexte suffisant pour bannir des outils qui peuvent aider les étudiants à travailler dans de meilleures conditions, et donc produire des choses de meilleures qualités ?

      1. Oui car en entreprise (surement beaucoup moins en startup) le controle de ses données est cruciale. Rien ne vaut de bon logiciel open source qu’on apprend a installer soit meme (chez soi ou sur un serveur de l’école) , utiliser soit même et backupé soit même. C’est formateur et les etudiants comprennent le système de bout en bout et se retrouve pas avec une brique magique , une boite noir « le cloud ».

        1. Alors pour le coup, je te donne entièrement raison par rapport au comportement en entreprise et aussi pour le fait d’apprendre par soi-même. Ca apporte beaucoup de choses certes, mais ce n’est absolument l’axe de mon article x)

          Comme tu as pu le voir, le billet présente des outils et vante leurs nombreux avantages, mais bien moins les inconvénients. Je l’ai orienté de sorte que l’étudiant qui, subissant en cette période de l’année les premières galères des projets tutorés, puisse trouver l’outil adapté à son problème.

          Je parle en connaissance de cause puisque je suis déjà passé par là. C’est pourquoi j’expose ici la manière dont j’ai surmonté mes difficultés, en essayant aussi de proposer des alternatives

          Et puis tu sais, je peux te dire que par exéprience, les équipes de projets tutorés que j’ai eu l’occasion du côté de Toulouse ou en Alsace n’étaient pas tellement portés sur le « Ouais on a 3 semaines de retard mais on va perdre une journée de plus pour installer un logiciel en anglais où on pige que dalle et qui sera fonctionnel 2 semaines après la soutenance ». Tu comprends ce que je veux dire ?

          Faire un article pour sensibiliser aux risques du cloud est envisageable, mais de là à dire que c’est triste de promouvoir ce type d’apps dans le cadre universitaire … https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSNtIxMFkJloe3WKjZB21DlDe_C2HnsBRodZr_PCU89A9ATvlTCTaTzavM

          Par contre c’est bien que tu soulèves ce problème de datas et de dépendance d’un système propriétaire, c’est une question que j’aurais pu abordé mais qui aurait beaucoup trop rallongé l’article, et qui détournerait de l’objectif principal : mettre en avant les qualités d’apps pratiques selon le contexte.

          Après si tu as des alternatives open source fiables et pertinents, tu peux balancer, on est ouvert toute proposition

  2. Salut! Personnellement, depuis que j’utilise Slack, ma vie de MMI à complètement changé, tu devrais y regarder Sinon je vais jeter un coup d’oeil à Wunderlist de ce pas!

    1. Salut Audrey
      Tu te sers de Slack dans quel contexte ? Toute seule ou pour bosser avec d’autres étudiants ? Et ça existe en FR ?

      Ouais, Wunderlist vaut le détour, tu m’en diras des nouvelles

  3. Salut David,
    Merci pour ton article qui est une fois de plus de grande qualité.
    Je me permet de partager mon petit outil que j’utilise autant dans les projets en groupe ou juste pour me gérer mes propres tâches. C’est Trello, que tu dois surement connaitre. Je trouve l’interface véritablement intuitive et permet d’avoir une vision globale de l’avancée d’un projet en un seul coup d’oeil. Je m’en sers actuellement pour m’organiser durant mon stage et garder une « trace » sur mes projets.

    1. Salut Fabien,
      Merci beaucoup, ça fait vraiment super plaisir
      C’est top que tu parles justement de Trello, je connais de nom mais je ne m’en suis jamais servi .. Je vais le rajouter comme alternative à Azendoo
      Encore merci beaucoup pour ton intervention Fabien

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