Hello tout le monde ! On démarre l’année sur les chapeaux de roues et je reviens avec un gros tutoriel sur l’automatisation pour rendre ton Slack encore plus utile !

Tu as dû comprendre que dans ce tutoriel, on va parler Slack, automatisation et notifications. Cela va te permettre d’interconnecter une infinité de services web en ligne entre eux ! Tu es prêt ? Alors on démarre !

Slack, le principe

D’abord, je tiens à préciser que les créateurs de Slack n’ont pas sponsorisé cet article, même si on aurait bien voulu … Mais là n’est pas le sujet, puisqu’en effet, je vais te résumer rapidement l’intérêt de cet outil dont tu as dû croiser le nom à plusieurs reprises (si tu connais déjà, passe à la partie suivante).

Slack est une application gratuite de discussion instantanée, lancée en 2013, et existant sur tous les terminaux (smartphone, tablette, ordi), mais également sur un grand nombre d’OS (Android, Linux, Windows, iOS, macOS) et en version web. Un premier bon point qui te permet d’accéder à l’application de n’importe où. Par exemple, un développeur sous Ubuntu au boulot, possédant un Macbook chez lui et qui passe son temps sur son smartphone sous Android dans le métro, aura toujours accès à Slack, peu importe où il est ou ce qu’il fait.

Croissance de Slack depuis son lancement en 2015
Croissance de Slack depuis son lancement en 2015

Je ne vais pas faire un tutoriel pour installer et prendre en main Slack, tout simplement parce que ça se résume en quelques lignes :

  1. Tu crées ton compte
  2. Tu crées un espace qui sera accessible via une adresse ton-espace.slack.com
  3. Tu invites tes potes
  4. Vous discutez de tout et de rien vous devenez les maîtres du monde

L’idée de Slack, de par son système de chat ouvert aux discussions de groupe, est de faciliter le travail collaboratif en t’évitant d’utiliser les mails pour les échanges avec ton équipe. Ainsi, l’outil est vraiment performant grâce sa gestion des pièces jointes, la recherche des messages, ses canaux de discussions, et surtout, l’intégration d’applications. Car oui, dans cet article, tout va tourner autour de cette fonctionnalité qui a fait de Slack un outil de référence dans le monde du travail en équipe.

Introduction aux applications Slack

Slack & Google Drive Integration

Penchons-nous de plus près sur cette petite merveille. Les applications Slack, qu’est-ce que c’est ? Ce sont tout simplement des services externes (tels que Google Drive, mais également Facebook, Twitter, ou encore Evernote, Pinterest, et j’en passe) qui possèdent dans Slack leur propre module pour communiquer avec leur plate-forme.

Si je mets en place l’app Trello dans Slack, je vais avoir accès à de nouvelles commandes comme /trello add [teammates] [card name] pour créer une nouvelle carte dans Trello, directement depuis Slack (oui à la base Slack est un outil pour développeurs, d’où le système de commandes).

Grâce aux applications, on peut aussi communiquer dans l’autre sens, c’est-à-dire du service externe, pour recevoir des notifications Slack par exemple. Pour te faire une idée, en activant le module Google Drive, tu pourras recevoir directement dans Slack les commentaires postés sur tes documents Google.

Je te laisse découvrir le champ des possibles sur la page des apps de Slack.

Nous sommes donc en train de parler d’un système qui, en se synchronisant avec d’autres services, peut à la fois émettre des ordres et également alerter des actions réalisées sur ces mêmes services, le tout centralisé dans un seul et même endroit. Le concept est plutôt pas mal, non ?  

Cas concret et tutoriels

Tu te doutes bien que si on te présente tout ça, c’est qu’au Blog du MMI on a déjà testé et approuvé ce dispositif assez intéressant. En effet, toute l’équipe du blog utilise Slack de façon améliorée. Nous y avons couplé pas mal de services externes, que nous allons te dévoiler de la même façon que notre workflow pour animer les réseaux sociaux

C’est une autre façon d’interagir avec Slack. À défaut de passer directement par une application intégrée à l’outil, ces services externes vont utiliser l’API de Slack pour récupérer des données ou déclencher des actions. Ainsi, on peut utiliser des services d’automatisation comme IFTTT dont nous avons déjà parlé ici, ou encore son concurrent Zapier. Je te parlerai également d’un petit nouveau que j’ai découvert il y a peu de temps, Integromat. Nous allons voir dans 3 cas concrets, soit chacun de ces services, comment envoyer des notifications depuis des outils tels que Trello, Mailchimp ou encore WordPress à notre Slack.

1. Slack x Trello : nouvelle carte notifiée grâce à IFTTT

Plus tôt dans l’article, nous avons vu qu’avec une application Trello intégrée à Slack, nous pouvons communiquer depuis Slack vers Trello. Ici, nous allons faire l’inverse : nous allons générer des notifications Slack à partir d’actions réalisées dans Trello.

Dans notre workflow, nous voulions être informés dans une chaîne Slack (un groupe de discussion) dès lors qu’une nouvelle idée est émise sur une carte dans notre Trello.

a. Créer un compte Slack, Trello et IFTTT

Pour ça, il te faut bien entendu un compte Slack, un compte Trello et un compte IFTTT. Pas besoin de tutoriel pour ça, si tu es arrivé jusqu’ici, alors tu ne devrais pas avoir besoin d’aide

b. Choisir l’action à réaliser sur IFTTT

IFTTT Add new Trello cards to a Slack channel

IFTTT propose déjà toute une liste d’actions (appelées « Applets ») prêtes à l’emploi. Les développeurs de Trello ont donc développé un « applet » qui va bien nous aider puisqu’il va cibler un événement particulier provenant de Trello et le notifier dans une chaine Slack de notre choix, avec un message personnalisé.

Cet applet, c’est celui-ci : Add new trello card to a Slack channel

c. Connecter IFTTT aux services requis

Pour réaliser notre action, IFTTT va devoir communiquer à la fois avec Trello pour surveiller si l’événement se produit, et également émettre des notifications Slack sous forme de message (d’où la nécessité d’avoir créé les deux comptes au préalable).

d. Configurer et personnaliser l’applet IFTTT

Dès lors que tu as autorisé IFTTT à accéder à ton Slack et ton Trello, tu peux commencer la configuration de cet applet.

Pour celui-ci, il y aura 2 parties à remplir : la première concerne Trello. IFTTT va te demander de choisir dans un premier champ depuis quelle équipe Trello (si tu en as plusieurs) tu veux récupérer les tableaux. La deuxième liste déroulante correspond au tableau à tracker (sur lequel on va observer les actions qu’on veut notifier dans Slack).

La deuxième partie située en dessous, c’est celle dédiée à Slack. Tu peux choisir dans le premier champ si tu souhaites remonter les notifications dans une chaîne publique de Slack (c’est-à-dire visible par toute ton équipe Slack), ou juste par message privé (à une personne en particulier). Dans le second champ, tu complètes selon ton choix précédent.

Et tu cliques sur le bouton SAVE. ;)

e. Dernière étape, le test

Une fois que tout est ok et que tu as « Turn on » ton applet, il faut vérifier que celui-ci fonctionne correctement. Pour que notre action se produise, il n’y a pas d’autres moyens que d’aller créer une nouvelle carte dans notre liste Trello et attendre que la notification soit bien déclenchée par l’apparition d’un message Slack dans la chaîne sélectionnée à l’étape précédente. Ca fonctionne ? Super, bien joué !  

Tu as donc réussi à automatiser des notifications Slack depuis Trello grâce à un applet IFTTT. Mais nous pouvons faire bien mieux que ça, je te propose donc de passer à la suite !

2. Slack x WordPress : Comment être notifié des articles en relecture grâce à Zapier

Le pourquoi : comme tu le sais, le Blog du MMI est un blog collaboratif, sur lequel plusieurs auteurs se partagent les colonnes. En plus de ça, pour proposer du contenu de meilleure qualité, nous relisons systématiquement les publications des autres auteurs, tels que les contributeurs et même les professionnels qui prennent la parole. Sauf que bien souvent, après avoir fini son article, l’auteur clique sur le bouton « Mettre à relire » et ne pense pas à nous prévenir. Quoi de mieux que de petites notifications Slack dès lors que quelqu’un passe un article en « attente de relecture » ? Je te montre comment faire

a. Créer le compte Zapier

Techniquement, si tu as suivi le tutoriel d’avant, tu auras juste besoin d’un compte Zapier et d’un site WordPress sur lequel tu es administrateur. Si tu n’as pas réalisé la partie précédente, pense à créer le compte Slack

b. Choisir et configurer la Trigger App sur Zapier

Pour réaliser notre action, nous aurons besoin de sélectionner comme application WordPress et Slack. Sur Zapier, tu peux cliquer sur le bouton « Make a Zap » dans la barre du haut, et sélectionner WordPress en premier, qui sera notre « Trigger ».

Et dans ce Trigger WordPress, ce que nous souhaitons tracker ce sont les nouveaux articles, donc tu sélectionnes l’action à surveiller « New Post » :

Après avoir cliqué sur le bouton « Continue », tu arrives sur un autre écran dans lequel Zapier te demande de tester la connectivité avec WordPress si tu l’as déjà renseigné, sinon il va te demander de connecter un compte. Fonce

Un second écran nommé « Edit Options » apparait. Tu vas devoir définir quel statut est concerné par les nouveaux contenus détectés (ça aurait pu être « Brouillon », mais ce sera « En attente de relecture » pour nous). Dans un second champ, tu devras définir quels sont ces contenus à détecter (en l’occurence, ce sont les « Articles »).

c. Choisir et configurer l’Action App sur Zapier

L’appli à tracker est prête. Maintenant il nous faut sélectionner et configurer l’appli qui réalisera l’action, en l’occurence Slack.

Après avoir choisi Slack, tu te retrouves sur le choix de l’action à réaliser. Et donc on va partir du principe qu’on veut notifier une chaîne Slack qu’on aurait appelé #relecture (en vrai on l’a réellement appelé comme ça ahah  ) :

Et ensuite, comme pour WordPress, Zapier te demandera de connecter un compte Slack si c’est pas déjà fait, et de tester la connexion. On teste et on passe à l’étape suivante !

d. Customiser les messages des notifications Slack via Zapier

C’est là que ça devient super intéressant avec Zapier : tu peux donner le style que tu veux au message qui sera envoyé dans Slack.

Channel

Mais ne grillons pas les étapes ! D’abord, choisi le channel dans lequel tu veux envoyer ton message.

Message text

Ensuite, c’est dans le champ « Message Text », nous allons donner la forme à notre message, comme un template :

Tu vas sûrement te dire comment j’ai pu obtenir ce genre de contenu dans mon champ ? Et bien tu vois le petit icône en haut à droite du champ ? Clique dessus, et regarde ce qui apparaît !

Merveilleux ! La liste de tous les champs récupérables depuis WordPress. Nous concernant, nous aurions juste besoin du titre de l’article, et éventuellement du lien. J’ai donc cliqué sur « Post Title » et « Link » dans ce menu déroulant pour récupérer les données du champ afin de les mettre dans mon template de message.

Petit aparté pour aller plus loin :

C’est sympa de pouvoir customiser les messages dans Slack, donc si tu veux comprendre pourquoi mon message customisé ressemble à celui-ci Nouvel article à relire : *<Link|Post Title>*, rends-toi sur le guide du formatage de message de Slack.

Send as a bot?

Ici, on te demande si tu souhaites que le messages soit publié dans Slack par un bot (un robot quoi) ou par un des membres de l’équipe (ce sera toi par défaut). Moi j’ai préféré sélectionner le bot car au moins je sais de quel service provient la notification.

Bot Name / Bot Icon

Puisque nous récupérons la notification de WordPress, pourquoi pas mettre WordPress dans le champ « Bot Name » et un petit logo de WordPress pour le « Bot Icon » ?

Un conseil, tu ne peux pas héberger d’images sur Zapier, il te faut donc héberger ton icône ailleurs et fournir l’adresse URL. Nous au Blog du MMI, nous l’avons hébergé sur notre propre serveur.

Attach Image by URL

Ca peut être intéressant de joindre l’image de l’article à ta notification Slack. Je te propose donc de remplir cette case avec le champ « Post Thumbnail Link » (en gros, Zapier va récupérer l’image à la une ajoutée pour cet article (image principale de ton article), et s’il n’y en a pas, il ne renverra aucune image dans Zapier).

Et pour cette configuration, tous les champs suivants ne nous serviront pas. Tu peux donc cliquer sur le bouton « Continue ».

e. On teste tout ça !

Comme avec IFTTT, ici on va tester que tout fonctionne bien. Zapier te propose un récapitulatif de ce qui pourrait être envoyé en fonction des dernières données qu’il a récupéré depuis ton WordPress.

Tout à l’air de fonctionner, puisque tu as dû recevoir dans ton channel Slack une nouvelle notification avec le message customisé, avec une photo, et publié par « WordPress ». C’est parfait  

Si c’est bon, clique sur « Finish », et ajoute ensuite un nom à ton Zap, et n’oublie pas de le passer en « ON » pour que les actions se déclenchent !

3. Slack x Mailchimp : nouvel abonné à la newsletter notifié via Integromat

Si tu es encore là et que je ne t’ai pas perdu alors je suis vraiment content de moi  

Parce que maintenant on va configurer une nouvelle notification Slack, avec un autre outil que je trouve plus puissant, et tu vas voir pourquoi !

Ce que nous avons configuré de notre côté avec le blog, c’est la notification qui nous alerte dans Slack dès que nous avons un nouvel abonné à la Newsletter Atomique ! Nous aurions pu utiliser IFTTT ou Zapier, mais là on va faire ça avec un petit nouveau que j’ai découvert cette année, et qui est vraiment mon coup de cœur. Il s’agit d’Integromat, un équivalent des deux services précédents, mais qui te permet de créer davantage de scénarios avec l’offre gratuite, car le quota se calcule en fonction du nombre d’octets transférés et non pas en nombre d’actions réalisées (enfin si, c’est 1000 par mois, donc t’es large  ).

a. Créer un compte Integromat

Comme tout-à-l’heure, si tu n’as pas de compte Integromat, fonce en créer un, et pareil pour Mailchimp.

b. Choisis les services à connecter

Quand les comptes sont créés, revient sur Integromat, connecte-toi, et rejoint le Dashboard, sur lequel tu trouveras dans l’angle en haut à droite le bouton « Create a new scenario » (avec l’accent, siouplé).

Integromat va donc te proposer de choisir les services web à utiliser pour ton scénario, tape-les dans la barre de recherche et clique sur l’icône du service quand celui-ci apparait :

Quand tu les as trouvé clique sur le bouton « Continue » en haut à droite.

c. Définir les events à tracker sur Mailchimp

Après avoir cliqué sur le bouton « Continue », nous arrivons sur l’interface de construction des scénarios. Ce que tu as au milieu (un rond avec un point d’interrogation et un autre rond avec une horloge), c’est le premier rouage de notre scénario, dans lequel nous allons y incorporer MailChimp en cliquant sur … MailChimp (si les services sélectionnés ne sont pas proposés sur l’écran, clique sur le point d’interrogation, il devrait t’ouvrir la liste des services choisis à l’étape précédente).

Et parmi tous les événements détectables dans MailChimp, nous allons tracker « Watch list events (instant) », soit tous les événements qui se produisent dans une liste de contacts.

Le petit badge « Instant » est trop cool ! En général, nous devrions planifier une requête, toutes les heures, ou jour ou mois (comme tu veux en fait), partant d’Integromat à MailChimp pour vérifier si quelque chose à changer (et ainsi être notifié). Comme une requête équivaut à 1 opération, si tu vérifies 24 fois par jour, ça fait 720 opérations, et tu atteindrais très vite le quota de 1000 si tu fais pareil pour tous tes scénarios. L’avantage d’une opération de type « Instant », c’est ce que celle-ci ne va pas se déclencher que s’il y a un changement ! Ainsi, pas besoin d’aller vérifier sur une fréquence donnée dans MailChimp s’il y a un changement : c’est comme si MailChimp venait à toi pour te faire économiser des opérations !  

Mais pour établir toutes ces connexions, il faut mettre en place ce qu’on appelle un webhook. Tu peux le faire en cliquant sur la tête de la mascotte MailChimp qui a remplacé point d’interrogation, pour faire apparaitre la fenêtre suivante :

Tu cliques sur « Add » et un autre panneau va s’afficher pour spécifier les paramètres de ton webhook :

Webhook name

Comme tu t’en doutes, c’est uniquement pour donner un nom à ce webhook. Tu l’appelles comme tu veux, mais dans l’idéal trouve un nom qui t’aide à te souvenir à quoi ça correspond.

Connection

En théorie, la connexion entre Integromat et MailChimp ne devrait pas être faite dans ton cas, mais ce n’est pas grave, ça se fait en 3 clics ! Tu cliques sur le bouton « Add » du champ « Connection », et ensuite tu donnes un nom à ta connexion (nous nous l’avions appelé « Mailchimp (blogdummi) » comme tu vois, mais ça n’a pas d’importance, il suffit que tu te souviennes de quoi il s’agit). Quand tu as fais ça, il te proposera un portable classique pour se connecter avec ton compte utilisateur MailChimp et quand tu seras connecté, tout sera bon

List

On continue avec le champ de la liste à surveiller qui va apparaître lorsque la connexion à MailChimp sera faîte. En « Watch Events List (Instant) » on ne peut malheureusement pas tracker plusieurs listes avec un seul webhook, mais rien n’empêche d’en créer plusieurs  

Event

Et l’event correspond au type d’événement que nous souhaitons surveiller pour être notifier. Tu l’as dans le mile : c’est « Subscribes » !  

Et ensuite on peut cliquer sur le bouton « Save » !

d. Relier tout ça à Slack

Notre premier engrenage est prêt. Il va permettre de surveiller tout ce qui se passe dans notre liste de contacts. Par contre, il faut lui dire où envoyer toutes ces infos, et comment les mettre en page. Pour ça, survolons la petite encoche à côté de notre premier engrenage, pour ajouter le module Slack :

Et comme pour le module MailChimp tout à l’heure, cette fois-ci on ajoute le module Slack. On clique sur le point d’interrogation, et hop la liste des actions apparaît. Si tu commences à piger, alors tu te doutes que nous allons sélectionner l’action « Create a message » dans la liste ci-dessous :

Et rebelote ! La fenêtre suivante va nous demander de créer une connexion avec le service Slack, et comme tu as déjà créé une connexion avec MailChimp il y a quelques minutes, tu réaliseras la même opération pour Slack sans soucis :

Une fois que la connexion est établie, tu va devoir sélectionner où envoyer la notification dans Slack (pour le champ « Where to send the post »). Nous allons donc choisir « to selected channel » et cocher la ou les chaînes Slack dans lesquelles tu veux que le message apparaissent.

Ensuite, tu descends davantage dans cette fenêtre de configuration, et là on te demande le contenu à fournir. Tu peux ainsi utiliser les variables comme proposées dans la fenêtre d’à côté pour donner plus de sens à ton message !

PS : nous avons utiliser le même type de variable pour configurer IFTTT et Zapier, tu te souviens ?

Si tu souhaites de la même façon que ton message soit envoyé par un bot comme nous avons fait pour Zapier, tu peux cocher la case « Show advanced settings » et avoir tous les réglages pour réaliser la même opération

e. Et le test alors ?

Ne partons pas si vite ! Il reste encore une chose à faire : vérifier que ton scénario fonctionne ! Et si tu pars comme ça, crois moi ça ne fonctionnera pas, car nous n’avons ni sauvegardé (icône de la disquette), ni placé le Scheduling en mode « ON » (dans notre cas on ne programme rien, ça sera du temps réel, mais il faut quand même le passer sur « ON » ).

Enfin, je te propose d’ajouter à ta liste de contacts MailChimp (celle que nous avons sélectionné dans le tutoriel), un contact pour t’assurer que la notification arrive bien jusqu’à ta chaîne Slack !

 

Et j’ai l’honneur de t’annoncer que nous sommes arrivés à la fin de ce méga-fat tutoriel. Nous avons donc réussi à transformer Slack en super-centre de notifications, puisque toute action réalisée depuis un de tes services web remontera sous forme de notification Slack ! Chapeau l’artiste !

Pour en savoir plus sur Slack :

#Tutoriel : Comment utiliser @ifttt @zapier et @integromat pour transformer @SlackHQ en centre de notifications ? #automatisationClick to Tweet

Comme d’habitude, si ce tutoriel t’a été utile n’hésites pas à le partager sur les réseaux sociaux et autour de toi, ce sera notre meilleure récompense  

Transforme ton Slack en centre de notifications
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