Tu cherches une façon simple de classifier et hiérarchiser ton travail ? Tu es (comme moi) la personne la plus désorganisée sur cette planète ?

Tu croules sous les post-it et autres listes de « choses à faire » qui finissent par être oubliées ? Alors reste avec moi, je vais te présenter l’outil qui va te sauver la vie (sans exagération aucune).

Trello c’est quoi ?

Si tu ne le connaissais pas déjà, Trello c’est un outil d’organisation des tâches et projets. Il s’est très largement inspiré de la méthode kaban, une sorte de méthode de gestion du processus.

Parfait pour les travaux en équipe tout comme pour l’organisation de sa vie personnelle, Trello permet de planifier, suivre et checker tout ce que tu souhaites. L’ergonomie est bien pensée, simple et épurée. Le plus ? En plus de sa version web que tu peux trouver ici, il existe une application mobile ! Et ça c’est le top pour tout noter même quand tu n’es pas sur ton ordinateur.

On t’en a déjà un peu parlé ici, Trello peut être combiné à d’autres outils d’organisation tels que Slack, Asana, Teams, Sharepoint, mais il peut aussi se suffire à lui-même !

Le guide du débutant

Vu qu’on est sympa chez le Blog du MMI (et que j’ai promis à David de faire mon max…) voici un petit guide d’utilisation étape par étape de Trello sur ordinateur.

1. L’inscription à Trello

Une fois que vous êtes sur www.trello.com vous devriez arriver sur cette page :

Après avoir cliqué sur « Inscrivez-vous, c’est gratuit », vous arrivez sur une page de connexion. Notez-bien qu’il n’y a pas de restriction concernant le nom que vous utiliserez, ce n’est pas un « pseudo unique ».

Une fois toutes les informations remplies, vous pouvez cliquer sur « Créer un nouveau compte » (avec en bonus un mail de confirmation).

Vous arrivez alors sur la page suivante où il faudra donner un nom à votre tableau. Vous pouvez le nommer par thème (ex : « Vidéos », « 3D », « Graphisme », « Evénements », etc), par projet (ex : « Création de la charte graphique de XXX », « Soirée d’ouverture de XXX », « Création de mon portfolio », etc) ou par n’importe quel autre nom qui vous tente.

Il est temps à présent de créer votre liste de choses à faire. Les listes par défaut de Trello sont les suivantes :

  • Choses à faire
  • En cours
  • Terminé

Cela permet de suivre en temps réel les tâches que vous vous êtes assignées ou que quelqu’un d’autre vous a assignées. Vous pouvez nommer vos listes comme vous le souhaitez. Personnellement, j’aime avoir une liste en plus que j’appelle « A vérifier » qui permet de lister les briefs, recommandations, rapports, compte-rendus, etc que vous devez faire vérifier par vos supérieurs ou collègues.

Une fois vos listes créées, il vous faut maintenant créer des cartes. Ces cartes permettent d’organiser toutes vos tâches par liste. Si vous créez une carte dans la liste « Choses à faire », vous pourrez la déplacer manuellement dans la liste « En cours » lorsque vous l’aurez commencée puis dans la liste « Terminé » une fois votre mission accomplie (well done !).

Pour finir vous pouvez, si vous le souhaitez (mais c’est vraiment très conseillé par la rédaction), détailler chacune de vos cartes (aka chacune de vos missions): la deadline, joindre des documents/images/vidéos, faire des commentaires, etc. On reviendra sur ce point un peu plus tard.

2. L’utilisation de Trello

Une fois votre premier tableau en partie créé, il est temps pour vous de l’améliorer ! J’ai pris un exemple ici des modifications d’un site internet.

Voici à quoi ressemble votre tableau une fois créé (listes + cartes) :

a. Inviter des gens, créer des équipes

Vous pouvez voir en haut, à côté du titre, 3 boutons : personnel, privé et inviter.
Le bouton « Personnel » permet de décider si vous souhaitez créer une équipe et ainsi ajouter les adresses mail d’autres personnes à qui vous souhaitez donner accès à votre tableau. Une fois l’équipe créée vous pouvez ajouter autant de tableaux que vous le souhaitez.

Le bouton « Privé » permet de modifier la visibilité de votre tableau. En tant qu’administrateur c’est vous qui décidez des personnes pouvant voir et/ou modifier votre tableau :

  • Privé : seules les personnes ayant été ajoutées au tableau peuvent y avoir accès.
  • Equipe : tous les membres d’une équipe que vous aurez préalablement créée pourront accéder au tableau.
  • Organisation (seulement possible lorsque vous ajoutez le tableau à une équipe d’entreprise) : permet de donner accès à tous les membres de votre boite.
  • Public : le monde tout entier (même en Amérique du Sud) (et même Google) peut consulter votre tableau sur internet. Mais pas de panique, ils ne peuvent rien modifier

Le bouton « Inviter » qui permet tout simplement d’inviter des personnes à participer à vos tableaux sans forcément créer de groupe de travail ou d’équipe

b. Menu de Trello

Vous avez également un menu sur la droite qui vous permet d’accéder à vos paramètres mais également à différents outils de personnalisation.

De mon point de vue, toutes les possibilités ne sont pas forcément très utiles (notamment les stickers) si ce n’est le fait de pouvoir mettre un fond d’écran depuis la banque d’images du site Unsplash (si vous ne connaissiez pas, c’est vraiment un super site avec des photos ultra quali, gratuites et qui changent probablement des sites que vous utilisez déjà).

Après avoir cliqué sur « Changer le fond d’écran » il faudra aller dans la catégorie « Photos ».

Cela vous ouvrira une fenêtre avec la banque d’images d’Unsplash spécifique à Trello où vous pourrez par la suite taper le mot clé que vous souhaitez (ici « digital »… étrange)

Et voilà un fond d’écran super canon qui donne envie d’utiliser Trello à chaque minute et chaque seconde de la journée !

c. Utilisation des cartes Trello

On peut maintenant rentrer dans le vif du sujet : les cartes.
Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-dessous, il y a beaucoup d’options possibles.

Nous allons commencer par la partie principale de la carte :

  • Description : cela vous permet simplement de décrire un peu plus précisément le sujet de votre carte
  • Commentaire : cette section est intéressante car vous pourrez ici mettre vos remarques par rapport à la carte. Vous pouvez notamment ajouter des pièces jointes mais également mentionner l’un des membres si vous voulez lui faire une remarque particulière. Vous pouvez aussi ajouter des emojis ou mettre le lien d’une autre carte Trello.

Vous pouvez également trouver sur la droite toute une série d’options :

Ajouter à la carte
  • Membres : cela vous permet d’assigner à votre carte le ou les membre.s de votre tableau qui doivent travailler sur cette tâche
  • Etiquettes : c’est une sorte de code couleur (j’aime voir ça comme des post-its). Cela vous permet de classifier chacune des cartes par type de sujet (ex : intégration, modification, révision, etc). Trello vous propose 6 étiquettes et donc 6 couleurs différentes, mais libre à vous d’en créer de nouvelles ou d’utiliser d’autres couleurs !
  • Checklist : mon outil préféré ! Cela vous permet de créer une checklist au sein de votre carte. Si vous avez plusieurs étapes à effectuer ou que vous souhaitez détailler précisément chacune des étapes car cela est plus simple pour vous, c’est vraiment le meilleur des outils. Après avoir créé votre checklist, vous pouvez cocher les étapes déjà effectuées, les classifier, en ajouter etc.
  • Date limite : vous pouvez renseigner ce champ si vous souhaitez mettre une date limite à votre carte. Cela vous enverra des mails de rappel et vous rappellera par un code couleur si vous approchez de la date limite (jaune) ou si vous l’avez dépassée (rouge)
  • Pièce-jointe : vous permet d’ajouter une pièce-jointe, cqfd. Vous pouvez l’ajouter depuis votre ordinateur, Trello lui-même, Google Drive, Dropbox, OneDrive ou de coller un lien (Sharepoint ou Teams par exemple)
Power-ups
  • Power-ups : cela vous permet d’ajouter des options et des outils en plus sur votre Trello. Certains sont payants, d’autres gratuits.
Actions
  • Déplacer : vous permet de déplacer votre carte d’une colonne à l’autre (petit tip : vous pouvez simplement cliquer-glisser votre carte pour la déplacer)
  • Copier : si vous voulez copier votre carte, notamment pour garder la même structure, vous pouvez le faire ici
  • Suivre : vous pouvez suivre toutes les modifications spécifiques à cette carte grâce à cette option
  • Archiver : vous permet de supprimer votre carte
  • Partager : vous permet de partager votre carte via un lien

Voilà ce à quoi pourrait ressembler votre carte après avoir utilisé les différentes options :

Voilà pour le guide du débutant sur Trello ! A vous maintenant de fouiner un peu dans l’outil et adapter les cartes en fonction de vos besoins !

Pros & Cons de Trello

Trello est en grand majorité utilisé pour son côté « j’organise mes tâches au travail et je fais mes mémos ». En effet, en se créant des colonnes « Choses à faire », « En cours », « Terminé » et en se fixant des deadline pour chaque tâche, on peut se rendre compte de l’avancée d’un projet et garder un œil sur le travail d’autres personnes. Vous trouverez ci-dessous mes 4 « pros » et 4 « cons » pour cet outil.

Pros

La gratuité ! Trello a (évidemment) 2 autres options payantes (Business Class et Entreprise) mais qui sont très honnêtement peu utiles pour l’utilisation classique que vous en ferez sûrement. Vous pouvez également payer certains power-ups mais ceci dépendra de chacun !

La simplicité de l’interface et le minimalisme associé sont également deux points qui jouent en faveur de cet outil. Pour les gens désorganisés et qui souhaitent s’organiser (on vous voit) c’est un vrai plus car on ne se décourage pas face à des options obsolètes ou peu utiles.

Lié au point précédent, la prise en main de l’outil se fait très rapidement et facilement.

La personnalisation qui permet d’avoir un tableau un peu plus sympa à regarder. Quand on est une personne plutôt visuelle, avoir un tableau personnalisé et plutôt cool aide à se motiver et à bien faire les choses (si si, c’est vrai).

Cons

Les relances par mail peuvent être envahissantes mais sont parfois utiles lorsque l’on partage un tableau et que l’on souhaite que les personnes inclues dans ce tableau soient au courant de nos modifications.

Trello est très efficace pour des petites équipes cependant, on se voit mal gérer des gros projets entre différentes teams de plusieurs personnes grâce à lui. Jira sera plus intéressant car l’outil a une vision plus macro et permet de gérer l’interdépendance entre tâches.

On aimerait un système de messagerie ou de chat en live (type Messenger) qui permettrait de centraliser les échanges sur la plateforme.

Ne prend pas en compte la gestion des coûts, des budgets, du temps et des fonctions d’administration.

Vous pouvez également retrouver d’autres points positifs et négatifs dans cet article très intéressant d’Eficiens !

Conclusion

Pour ma part j’ai très vite adopté l’outil que j’ai par la suite fait découvrir à ma team. Maintenant nous ne travaillons (presque) qu’avec ça ! Certes il reste simple d’utilisation mais se révèle très vite utile sur la gestion de petits projets. Il est très intuitif et simple d’utilisation ce qui ne nécessite pas de formation particulière – ce qui est quand même un plus lorsque l’on doit travailler avec des personnes peu calées sur les outils de gestion de projet digitaux. On peut regretter certains manques de fonctionnalités mais il fait très bien le travail qu’on lui demande. Si vous voulez en savoir plus et avoir plus de détails, je vous invite grandement à lire cet article de Trello là.

Autre possibilité qui peut être très utile : vous pouvez également utiliser cet outil pour votre organisation perso : vous n’avez maintenant plus aucune raison pour ne pas vous y mettre !

BONUS : Interview d’un développeur web qui utilise Trello de façon régulière

Salut Alexandre, tu m’as dit que tu utilisais Trello ?

Oui j’utilise Trello de manière quotidienne dans mon travail.

L’utilises-tu seulement pour le taff ou pourrais-tu l’utiliser personnellement également ?

Je l’utilise seulement pour mon travail mais je pense que l’utilisation sur un plan personnel peut aussi être intéressante; je pense qu’on peut l’utiliser pour n’importe quoi (ex : liste de courses, on peut partager des tableaux avec sa famille et ses amis, planifier ses vacances)

Que préfères-tu dans l’outil ?

Simple, ergonomique, gratuit, épuré, personnalisable, pas de bug, stable

Est-ce que tu l’utilises en tant que tel ou utilises-tu d’autres outils en parallèle ?

L’avantage de cette app c’est que tu peux l’utiliser seule. Tu n’as pas besoin de complément et tu ne te perds pas avec d’autres outils : tout est centralisé.

Qu’est-ce que tu améliorerais ?

Cela pourrait être intéressant de pouvoir avoir un chat type Messenger intégré dans l’appli.

D’autres remarques sur Trello ?

La version mobile est excellente ! Graphiquement très bien, interface simple et claire facile à utiliser. Le truc en plus : la possibilité de l’utiliser en mode avion !

Merci Alexandre pour ce retour d’expérience !

Merci d’avoir lu cet article jusqu’au bout, j’espère qu’il te sera utile pour tes futurs projets ! N’hésite pas à poser tes questions ou laisser ton avis dans les commentaires.

Le guide Trello complet pour gérer tous tes projets
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